Prevod existujúcej právnej agendy do štruktúrovanej elektronickej podoby dokáže zjednodušiť a zrýchliť rutinné práce v kancelári. Ako ale tento prevod uskutočniť s čo najmenšími ťažkosťami?
V tomto krátkom blogu by sme Vám radi stručne predstavili dva najčastejšie spôsoby prevodu papierovej agendy do elektronickej a porovnali ich z pohľadu obtiažnosti.
Ručné skenovanie dokumentov a ich nahrávanie do systému
Každému je asi jasné, že toto je najprácnejší a najviac chybový spôsob prevodu. Ručne oskenovať a pracne "naklikať" všetky dokumenty je zdĺhavý proces, ktorý dokáže ochromiť prácu celej kancelárie na viac dní. Niekedy však vzhľadom na charakter údajov a spôsob ich skladovania neexistuje iný spôsob prevodu. V takejto situácii je na mieste dobre si premyslieť, ktoré dokumenty a spisy je potrebné elektronizovať hneď a ktoré neskôr. Jedno z pravidiel môže byť asi takéto: "Spisy z roku X a staršie sa prevádzať nebudú a prevedú sa iba novšie.". Tento spôsob si nevyžaduje žiadne zvláštne IT znalosti.
Hromadný import dokumentov a spisov z vopred pripravenej adresárovej štruktúry
Tento spôsob prevodu je z pohľadu kancelárie najpohodlnejší a najrýchlejší. Umožňuje previesť všetky dokumenty a spisy v priebehu 1 dňa, napr. cez víkend, kedy nikto v kancelárii nepracuje. Vyžaduje si však prípravu celej agendy do takej adresárovej štruktúry, ktorú je možné hromadne importovať. Spôsob prípravy tejto štruktúry aj jej charakter je vždy vytváraný podľa toho, ako doteraz kancelária fungovala. Túto štruktúru pripravuje väčšinou pracovník zodpovedný za IT na strane kancelárie a programátor softvéru Tribunal, ktorý pripraví skript pre vykonanie hromadného importu. i